【判定】FAXと固定電話を別番号にするべきか?

  • なんでFAX番号は別にするの?
  • 電話番号と同じじゃダメなの?
  • ていうかFAXって使う?
  • 別番号にするならお金かからない?

こんにちは。元サラリーマンで今は自営業やっています。売上はフラフラしていますが、今で8年目で何とかやってます。

私が開業したときは何も考えずに電話番号を2つ契約しました。でも後に「FAXが別番号って意味あんの?」って思い、一度電話番号を統一しようとしたんですね。でもしませんでした。

なぜかというと、面倒だったというのがありますが、自宅で使っていたFAX付き固定電話がとにかく使いづらかったんです。自宅でFAX受信って滅多にないのですが、たまにあるとまあ不便でイライラしたんですよね。仕事だとそこそこFAX受信するので、こいつはやめておこうと思ったんです。

今回はこのような経験を元に、仕事でFAXを引こうとする人に、電話回線契約の判断材料を提供できればと思います。

実際みんなどうなの?FAX番号は別番号?

脱サラして自営業になると、まあ本当に不安だらけです。相談できる人もいないし、慣習みたいなのもよく分かりません。特に気になったのは体裁なんですよね。格好悪いことや常識知らずのことをしていたら、それってイコール自分になって商売に影響しそうなので。

それで会社勤め時代の名刺を整理してみました。捨てなかったので全部あったんですよね。すんごい量ですが。

法人格があるところは99%別番号

やっぱりというか、株式会社とか合同会社という名前が付いている会社は、みんな電話番号と別でしたね。

ただもう昔みたいに営業してないから、今は電話番号と統一しているよ、という会社さんはありました。この名刺はボールペンでFAX番号が線で消されていました。

個人・フリーランスの人はバラバラ

これも予想通りで、私みたいな自営業だったり家族経営的なところは同一番号のところがチラホラ見られました。というか固定電話がない人もいましたけどね。建設系の人に多かったです。

でも建設会社も500万円以上の工事受注をしようとしたら建設業の許可が必要で、だいたい法人化するのでその際にFAX番号を別に設けるところが多いです。

そもそもなぜ?FAX番号と電話番号が同じじゃダメなの?

私は何にも考えずにFAX用の電話番号を契約したのですが、後になって「いらないかも」と検討し直しました。

でも別番号を維持しています。その理由が以下の通り。

なぜか受信できないときがある

これ自宅の家庭用FAX付き電話機だったせいなのかもしれません(Brotherのやつ)。

FAXって送信すると数コール呼び出しがあって、その後「ピ~ヒャラヒャラヒー」みたいな音が出て、受信を開始しますよね。

でも、なぜかいつまでたっても電話がなる時があるんです。本体のボタンをどれか押そうが何しようが受信開始にならないときがあるんです。

じゃあ受話器を上げたらどうなるかっていうと、無音ですよ。そして相手の送信もキャンセルされちゃう。この理由が未だに不明で、何が条件でこうなるのか分かりません。

電話だ!シュバッ!と出たらFAXでした~

私は電話機を側に置いているので、ワンコールで出れる体制です。お客様は待たせません!

でもFAXと同一番号だと、ワンコールで出れないんですよね。出るとFAXの場合があるからです。FAXを送ったことがある人は分かるでしょうが、FAX送信してから最低1回、だいたいは2回か3回ほど呼び出しが鳴りますよね。これはFAX側で何回目のコールで受信開始するか決められるのですが、電話と番号が同じだとFAXかどうか判断する前に出ちゃうんですよね。

だからすばやく電話に出ない人ならいいでしょうが、電話にすばやく出るって結構好印象なので気になったんですよね。これは。

長電話している間はFAX受信できず

仕事の電話って長くなることが多いです。その間、誰かがFAXを送ろうとしている場合は、電話を切らない限りFAX受信されません。

先方が自動再送信機能付きのFAXだったらいいのですが、それでも再試行回数制限を超えると、FAXを送ったつもりで送れていないことに。また、話し中が続くと嫌になって他の発注先に乗り換えられるというリスクも生じます。

FAXは別番号にする場合にかかる費用と維持費

じゃあFAXは別番号にするよ~ってなった場合、さて何をどうしていくら費用が上積みになるのか?というのが気になりますよね。

ISDNなら2回線で毎月3,000円くらい

ISDNという固定電話回線なら1つの契約で2番号ゲットできます。これが毎月3,000円くらいです。ちなみにこの価格は一般住宅用。事務用は3,800円くらいになるのですが、事務用のメリットってタウンページに載せられるかどうかだけです。

ただ物件内容で勝手に事務用と判断されてしまい、私は事務用契約となりました。でも後にNTTに電話して、事務用で使わなくなったと言って住宅用に切り替えてもらいましたけどね。電話だけでいけました。無理だっていう話もあるようですが私はO.K.でした。

固定電話回線って最初に何万円もかかるって聞いたことあるかもしれませんが、あれは加入権のこと。正確には「施設設置負担金」です。

でもINSネット・ライトプランなら不要。施設設置負担金3万6,000円ほどを払うと、月額料金が250円くらい安くなります。だから12年で損益分岐点です。ビジネスって10年持たずに潰れるって言いますし、普通はライトプランでしょうね。

ちなみにISDNはDSU・ターミナルアダプターというのが必要です。ヤフオクで1,000円以下で売ってますので費用負担は軽いです。

フレッツ光などのひかり電話は毎月3,500~4,500円ほど

固定電話回線とは別に、光回線でインターネット契約すると電話契約もできます。ちゃんとした03とか06の電話番号です。

FAX番号を別にする場合は、電話利用料500円に、

追加番号使用量(2つ目の番号)・・・100円
複数チャネル使用量(電話とFAXが同時に鳴る)・・・200円

というわけで、プラス300円でFAX番号が持てます。

インターネット契約 + 電話番号 + FAX番号

で、割引をMAX状態で、

マンション:3,500円
一戸建て:4,500円

くらいの月額固定費になります。

au光もだいたいこんなくらいで大差はありません。

電話回線なしでFAX番号がもらえるインターネットFAXは毎月1,000円ほど

上記2つは電話回線契約ですが、最近は携帯電話しか持たない人もいます。そんな人でも固定電話番号のFAXが簡単に持てるのがインターネットFAXです。

03や06で始まる番号ですが電話回線じゃなくてインターネットのみでFAX送受信します。スマホでもPCでも受信可能で、送信も当然可能。

これだと電話回線とか一切関係なく、FAX番号を1つ作ることができます。2つ目というのも可能。

そもそもFAXって必要?

FAXって日本くらいしかガンガン使ってないんですよね。外国から来たエリートマンなんて化石時代の技術とか言うくらい、アメリカやその他先進国では忘れられた通信技術なんです。

でも日本ではバリバリに現役です。普段FAXなんて使わないという人は多いですが、仕事をしているとよく触ります。

定期的な受注発注連絡にはFAXが定番

不定期な注文発注だと電話で問い合わせることが多くなりますが、定期的な発注がある得意先関係だと違います。FAXになるんです。

メールでいいじゃんとなるのですが、メールって意外と見落としがあります。きっちりと受注専用のアドレスやフォルダを整備していたらいいのですが、そうじゃないと紛れて見落とします。

またhotmailとかyahooメールはなぜか迷惑フォルダに放り込まれることが多く、そのアドレスで発注されると気づかないことがあります。

その点、FAXというのは電話が鳴るし、紙が出てくるので視覚的に見逃しにくいのです。まあFAXでも見落としはありますけどね。

仕事のやり方はみんな変えたくない

上記のことって、今だとスマホに転送とか工夫次第で便利ですし見落としリスクも消せます。だからFAXのほうが優れている点って強調しにくいんですよね。

じゃあみんなメールでやろうぜ!

となっても無理なんです。たぶんこの先数十年は。

なぜかというと、長年FAXで仕事していたら変えるのが面倒ですし抵抗感があるんですよ。これは実際に一人で経営してみれば分かります。とにかく集客とか売上に頭を割かれます。余計なことしたくないんですよ。すごいストレス。

だから、FAX受注なんて定期的に体が覚えていることなんて、重要なことだし余計に変えるのにはストレスがかかります。

もしメールに切り替える場合、こちらだけの都合じゃなくて相手もFAXを止めてもらう必要があります。顧客は一社だけじゃないのですから、一社だけメールとかになるとトラブルが起きやすくなります。

なのでこの先もFAXというのは使われ続けるんです。

もし一人で仕事するなら出先でFAX確認できるように

私みたいに一人で仕事して、なおかつFAXで通信する機会があるようなら、出先でスマホ確認できるようにしておくべき。

そうなじゃいと、「今FAX送ったからすぐ返事して~」とか言われたときに面倒です。わざわざ事務所に帰るとか……

出先でFAX確認する方法は2つです。

クラウド機能付きのFAXを買う

ビジネス用だと複合機を買うと思いますが、上位機種にはクラウド機能が付いています。

FAXが届いたらDropboxやSkyDrive、GoogleDriveといったネットの保存媒体にPDFで転送されます。各クラウドサービスでメール通知などを設定しておけば、FAXが届いたことが分かり確認することができます。

また直接メールアドレスに転送というのも可能です。

ブラザーもエプソンも上位機種だけなので、機種を選べないというデメリットがあるのと、初期設定がPCに弱い人には辛いと思います。ネットワーク関係は分かりづらいので。

インターネットFAXなら簡単だけど毎月費用発生

一般には全く知られていないインターネットFAXですが、一人で仕事している人にはかなりの人気です。

インターネットFAXはFAXの機械が不要です。でも電話番号がちゃんとあります。電話番号があるメールみたいなものです。

印刷はプリンタでできますし、出先でスマホ確認。コンビニで印刷して、カメラで撮影してPDF化して送信するということもできます。だからFAXを持ち歩いているようなものです。

ただ毎月1,000円くらいかかります。

結局どうするのが一番?FAXの利用形態で考えてみる

FAXは別番号にするべきかどうか?

これはFAXで重要な文章を受け取る、送る可能性があるかないか?で判断すればいいです。

  • 弁護士や司法書士、行政書士といった士業
  • 役所など公共団体から仕事を受注する人
  • 問屋・卸売
  • 高齢者・年配向けの商売・サービス
  • 自宅で仕事している在宅ワーカー・SOHO
  • トラックなどの個人運送業

こういう人はFAXで重要な受発注連絡をしています。

いざ開業して軌道に乗らないと分からないという業界も多いと思います。そんな場合は、固定電話回線をどうするか?から考えればいいです。

FAX別番号かは固定電話回線から決める

FAXを別番号にするかどうかは、とりあえず固定電話をどこで契約するか確定すれば自然に決まります。

  • NTT
  • ひかり電話
  • 携帯電話のみ
  • 050IP電話

このどれか。

NTTなら普通の固定電話番号1つからスタート

とりあえず普通の固定電話番号を契約。もしFAXを別番号にしたいならISDNに変更すればO.K.

電話番号もそのままでFAX番号だけ追加できます。

ひかり電話ならネット回線を選び後から追加

今は職場にネット回線を引くのが当たり前でしょう。そのネット回線をどこにするか?によります。

フレッツ光は5つまで(ただ一般プランでは同時通話利用は2回線まで)、au光は2つまで。

これらの追加申し込みは簡単です。だから後からFAX番号を別にというのは心配しなくてO.K.

なので、インターネット回線をWiMAXとか、PCを使わないからスマホの回線だけで十分という場合は、必然的にNTTか050の電話番号回線を契約することになります。

携帯電話だけならインターネットFAX

最近は携帯電話番号だけでビジネスする人も増えてきました。ただ、法人口座は銀行口座が開きにくいです。050で可能な場合とダメな場合があるので注意。

携帯電話番号だけなら、月額1,000円くらいで済むインターネットFAXが一番安く済みます。これで携帯電話番号+FAX別番号です。

050IP電話もインターネットFAX

050から始まる番号は固定電話番号として銀行に認めてもらえることがあります。また、飲食店の予約番号が050などになっていることも増えてきており、以前より携帯ではない番号として認知されてきています。

だから050をメイン電話番号にする人もいます。だいたい月額300円くらいから持てますしね。

この場合もインターネットFAXになります。

03や06の電話番号を持ちたい場合の選択肢

大多数の人は固定電話回線を引きます。03や06の電話番号を名刺に書きたいからです。やはり信用という面でこの普通の電話番号というのは大きいです。

となると、事務所のネット回線をどこにするかです。

今からADSLを契約する人はほとんどいません。

  • フレッツなどの光回線
  • WiMAX

このどちらか。

あまりネットを使わないならWiMAXでもいいでしょうが、仕事での安定性を考えるとフレッツ等の回線がいいですね。WiMAXは入り組んだ場所に弱いので、一人で仕事するような雑居ビルテナントだと通信できない可能性があるので注意。

ネット回線をWiMAXにしたなら固定電話番号はNTTで契約するしかありません。FAX番号はISDNかインターネットFAXです。

単純に毎月の費用を減らしたいならひかり電話のほうが安いです。ひかり電話はプラス500円だからです。

FAX別番号にする場合はプラス300~450円です。インターネットFAXにする場合はプラス1,000円ほど。

インターネットFAXを契約するべきかの判断基準

だいたい決まってきたと思いますが、NTTの固定電話やひかり電話を契約していても、FAX番号はインターネットFAXという人が結構います。

理由1.外出が多い

  • 一人で仕事していて電話番がいない
  • 外出が多い
  • 仕事関連でFAX受信がある

この場合、やはり出先でFAX内容を確認できるとめちゃくちゃ便利。というか安心なんですよね。

FAX複合機の機能でも出先で確認できますが、初期設定でつまづく人が多いです。私も同業者の事務所開きで頼まれたのですが、なぜか転送できなかったりでハマってしまったこともあります。

その点、インターネットFAXは申し込んでしまえば簡単です。

理由2.初期費用を抑えたい

開業するとリコーやキャノンの複合機営業が来ますが、一人で仕事するような形態なら正直オーバースペックです。毎月の費用分のペイができません。

だから4万円くらいのインクジェット複合機を買う人が多いのですが、コピーに時間がかかります。早いのはレーザーですが、A3対応でやすいのはありません。

開業当初は設備がこれでいいのか迷うことが多いです。とりあえずFAXはインターネットFAXにしておいて、後々に設備更新を検討するというのは賢い方法です。私もこうしました。複合機とか使うかどうかその時点で分からなかったので。

理由3.FAXがそもそも必要かどうか分からない

FAXを使う用事があるのかどうか不明な場合、とりあえずインターネットFAXを契約しておくと、毎月1,000円程度の出費で終わります。

FAX対応の複合機だと数万円はしますし、本格的な複合機と違って結構壊れやすいです。年間2万円以下の出費でFAXの必要性を判断すればいいでしょう。

後に固定回線でFAX番号を引く場合でも、電話番号を変えるよりFAX番号が変わるほうが負担がありません。FAX番号だけ変わりましたというのは珍しいことではありませんが、固定電話番号が変わるのはレアですからね。